+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Правильное проведение передачи дел при увольнении руководителя отдела кадров

Правильное проведение передачи дел при увольнении руководителя отдела кадров

Часто работодатели перед увольнением требуют передать дела новому сотруднику. Процедура передачи дел не является обязательной. По общему правилу работник сдавать дела своему преемнику не обязан. Вместе с тем, если трудовой договор, локальные нормативные акты предусматривают такую обязанность, ее неисполнение является дисциплинарным проступком ч. В некоторых случаях оформлять акт сдачи-приемки дел обязательно вне зависимости от того, предусмотрена обязанность передавать дела трудовым договором либо локальным нормативным актом или нет. В частности, такая обязанность предусмотрена при увольнении главного бухгалтера п.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Не важно, с каким настроением кадровик увольняется с предприятия, правопреемнику отдел он должен передать в рабочем состоянии, чтобы не оставить о себе нехорошего впечатления и не выказать непрофессионализм.

Передача дел при смене главного бухгалтера

Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации. Как правильно заполнить личный листок по учету кадров. Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Какие новые возможности предоставлены нанимателям? Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации Как правильно заполнить личный листок по учету кадров Все кадровые статьи в гостевом доступе. Предыдущая статья. Следующая статья. Делопроизводство Документооборот.

Теги: Делопроизводство , Документооборот. Виктория Ладыгина, юрист. Прием-передача документов и дел является обязательной процедурой в случае смены руководителя организации и или материально ответственного лица. Также при переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения, которому предоставлено право принимать отдельные решения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная постановлением Минюста РБ от Поэтому при проведении процедуры приема-передачи дел у нанимателей и работников, ответственных за ее проведение, возникают закономерные вопросы:.

Отвечая на эти вопросы, необходимо руководствоваться законодательством о труде. Независимо от основания прекращения трудовых правоотношений увольняющемуся работнику нужно выдать в последний рабочий день отправить по почте в случае его отсутствия на работе уведомление о необходимости получения трудовую книжку ст. Таким образом, попытка нанимателя заставить работника осуществить передачу дел, не отдавая ему в установленный срок трудовую книжку, будет являться нарушением норм ТК и может повлечь за собой привлечение к административной ответственности руководителя организации или ответственного должностного лица нанимателя ст.

Что касается включения в трудовой договор пункта об обязанности работника передать дела, то, например, для руководителей организаций или материально ответственных лиц такая обязанность уже предусмотрена нормативными правовыми актами, поэтому отдельно указывать ее в трудовом договоре не нужно.

Однако должностные инструкции этих работников могут содержать такой пункт. Безусловно, наказать работника только за отказ от ознакомления с приказом, которым на него возлагается обязанность передать дела, нельзя. В данном случае отказ работника от ознакомления с приказом распоряжением следует оформить актом с указанием присутствующих при этом свидетелей, а также потребовать от работника объяснить причины отказа в письменном виде.

Наказать работника за отказ от выполнения обязанности по передаче дел, если это условие не содержится в его должностной инструкции или ином документе, также проблематично: дисциплинарный проступок — это ненадлежащее исполнение работником своих трудовых обязанностей ст. В таком случае нанимателю следует заранее уточнить позицию работника и, если он откажется от передачи дел, издать приказ о создании комиссии по приему документов и дел от увольняющегося работника.

Комиссия определяет, какие документы находятся у работника, какие из них исполнены, а какие на исполнении. Также комиссия может выявить отсутствие недостаток конкретных дел и документов, которые работник получил для работы.

Передачу дел и документов следует проводить на основании распорядительного документа руководителя организации. Таким документом может быть приказ или распоряжение. В случае увольнения работника передача дел должна быть завершена до указанной в приказе даты увольнения. Например, если расторжение трудового договора, заключенного на неопределенный срок, происходит по желанию работника, то у работника есть месяц на то, чтобы передать документы и дела новому работнику работникам.

Таким образом, сроки передачи дел могут варьироваться в зависимости от ситуации;. Например, передача документов и дел от увольняющегося главного бухгалтера новому главному бухгалтеру может проходить с участием аудитора.

Приказ распоряжение о приеме-передачи дел является основанием для составления акта приема-передачи дел. По сути, это второй после приказа документ, придающий юридическую значимость процедуре.

Оформлять акт нужно с учетом требований пп. Справочно: акт — документ, составляемый комиссией уполномоченными лицами или должностным лицом , подтверждающий установленные факты акты проверок, инвентаризации, несчастных случаев, приема- передачи материальных ценностей и др. Заголовком к тексту акта является содержание актируемого события. Он должен согласовываться с названием вида документа.

Дата акта должна соответствовать дате актируемого события и проставляться должностным лицом, его подписавшим. Во вводной части указывают основание для составления акта и перечисляют лиц, составивших акт и присутствовавших при этом. В констатирующей части акта излагают цели и задачи актирования, дают краткое описание проделанной работы ее сущность, характер, методы, сроки , фиксируют установленные факты.

В констатирующей части акта могут излагаться выводы, рекомендации и предложения составителей по установленным фактам. Выводы и предложения могут быть изложены в распорядительной форме с указанием сроков исполнения предписываемых действий.

Число экземпляров акта определяется нормативными правовыми актами и или практической необходимостью. Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении.

Текст замечаний излагается на отдельном листе, небольшие по объему замечания допускается фиксировать на самом акте. Акт приема-передачи дел должен пройти процедуру утверждения, так как это акт, предписывающий выполнение определенных действий. Акт утверждает руководитель организации. Справочно: акт приема-передачи документов и дел приемо-сдаточный акт , составляемый при смене руководителя организации, подлежит постоянному хранению в организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, а также во всех негосударственных организациях.

В государственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, приемо-сдаточные акты должны храниться в течение 75 лет ст. Законодательством предусмотрена обязательная процедура приема-передачи дел при смене руководителя организации и или материально ответственного лица абз.

Но это отнюдь не единственный случай. Так, все организации знакомы с проблемой смены главного бухгалтера. Процедура приема-передачи документов и дел от уходящего главного бухгалтера его преемнику законодательством не регламентирована.

Особенно много проблем возникает, если уход главного бухгалтера приходится на время сдачи годового отчета. Руководитель организации обязан организовать бухгалтерский учет и создать необходимые условия для правильного его ведения ст. При смене руководителя организации документы, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи подп.

В акте раздельно указывают количество документов дел , находящихся в делопроизводстве; количество дел, хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда РБ дел постоянного хранения ; мебель и оборудование архива подп. Печать организации при смене руководителя новому руководителю передается по акту п. Руководитель своим приказом может возложить ответственность за хранение и использование печатей на одного из подчиненных ему работников.

Рассмотрим некоторые варианты, используемые организациями в случае, когда необходимо провести прием-передачу документов и дел. Вариант 1 самый распространенный. Увольняющийся, но еще работающий работник передает дела преемнику. Однако не стоит прибегать к подобному варианту. Например, если увольняющийся работник и приходящий на его место будут главными бухгалтерами, наниматель нарушит норму законодательства, устанавливающую запрет на наличие одновременно 2 главных бухгалтеров в организации.

Напомним также о действии ст. Началом действия трудового договора является день начала работы, определенный в нем сторонами. Фактическое допущение работника к работе является началом действия трудового договора независимо от того, был ли прием на работу надлежащим образом оформлен.

Таким образом, если лицо приходит на работу, чтобы принять дела, то оно фактически допускается к работе, к рабочему месту, а следовательно, это начало действия трудового договора. Фактическое допущение уполномоченным должностным лицом нанимателя работника к работе должно быть письменно оформлено не позднее 3 дней после предъявления требования работника, профсоюза исходя из сложившихся условий.

После заключения в установленном порядке трудового договора прием на работу оформляют приказом распоряжением нанимателя. Приказ распоряжение объявляют работнику под роспись. Вариант 2. Перевод увольняющегося работника на другую должность.

Например, руководитель структурного подразделения или главный бухгалтер при их смене переводятся на нижестоящую должность — заместителя руководителя структурного подразделения и заместителя главного бухгалтера соответственно. Во-первых, перевод возможен только с согласия работника кроме случаев производственной необходимости либо в соответствии с медицинским заключением.

Одной инициативы руководителя организации о переводе будет недостаточно. Во-вторых, должность, на которую переводят работника, должна иметься в штатном расписании и быть вакантной. В-третьих, в случае с главным бухгалтером возникает вопрос о праве подписи, например, платежных документов.

Вариант 3. Прием нового работника на нижестоящую должность с последующим переводом на вышестоящую должность. Принцип действия таков: лицо поступает на должность заместителя, принимает дела и после ухода старого работника переводится на его вакантную вышестоящую должность. Способ не противоречит законодательству. Однако, как и в варианте 2, в организации уже может быть заместитель. В таком случае наниматель вынужден будет увеличить штат работников организации, что нецелесообразно.

Вариант 4. Заключение договора подряда с работником, принимающим дела. Это наиболее приемлемый вариант. Договор подряда защищает как нового работника, гарантируя оплату за выполненную работу, так и нанимателя. В договоре подряда следует четко прописать всю ту работу, которую должен выполнить работник.

Оплата будет производиться на основании акта выполненных работ. Используя этот вариант, руководитель организации выполнит обязанность по организации и ведению бухгалтерского учета. Вариант 5. Передача дел и документов лицу без оформления каких-либо документов. Данный договор скрепляется только устно и держится исключительно на доверии к будущему работнику. Используя такую схему, наниматель рискует в первую очередь утечкой документов и информации, которая может представлять для организации ценность, являться ее коммерческой тайной.

Правильнее будет выстроить алгоритм приема-передачи дел заранее и прописать его в локальном нормативном правовом акте. Это позволит избежать многих спорных вопросов и трудностей. Предыдущая статья Учетные и регистрационные формы кадровой службы. Следующая статья Ответственность нанимателя за здоровье работника.

Прием-передача дел в кадровой службе

Особенности тарификации специалистов среднего и высшего уровня квалификации. Как правильно заполнить личный листок по учету кадров. Сохранить ссылку. Сохранить закладку. Какие новые возможности предоставлены нанимателям?

Акт передачи дел при увольнении

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров.

Анна О. Что делать, если ваш главный бухгалтер увольняется или, к примеру, уходит в декретный отпуск? Какие дополнительные документы, кроме обязательных кадровых , необходимо составить? Как и кому нужно передать дела, которые находятся в ведении бывшего главного бухгалтера, и какие при этом выполнить действия? Ответы на все эти вопросы вы найдете в данной консультации. Зачастую работник заранее сообщает о намерении покинуть должность.

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий.

Смена работника, отвечающего за кадровое делопроизводство в учреждении, на практике всегда сопровождается передачей трудовых книжек и иных документов по личному составу — приказов, личных дел и пр. Отметим, что обязанность проводить такую процедуру законодательно не установлена. Более того, некоторые кадровики при увольнении просто отказываются подписывать акт приема-передачи документов. Между тем оформление передачи кадровых документов необходимо в первую очередь для того, чтобы ничего не пропало, ну а во вторую — чтобы своевременно выявить, устранить или исправить ошибки, неточности в документах.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Если же в организации отсутствует хоть какое-нибудь упоминание о необходимости приема-передачи дел в локальных нормативных актах, то в конкретных случаях можно предусмотреть это в приказе Пример 3 или распоряжении. Корпоративному секретарю Смирновой П. Очень хорошо, если в учреждении есть инструкция или иной локальный нормативный акт, регламентирующий ведение кадрового делопроизводства: тогда станет ясно, как организовано делопроизводство в организации и где возможны проблемы. Если его нет - ничего страшного, просто будет чуть сложнее определить состав документации. В любом случае для проверки состава кадровой документации, ее содержания и правильности оформления нужно составить перечень документов.

.

Некоторые рекомендации о том, как следует передавать документы и дела

.

Регламент передачи дел при увольнении сотрудника. Как правильно передать дела при увольнении

.

Номенклатура дел и подготовка документов к архивному хранению Для правильного оформления документов на архивное хранение следует учитывать В отличие от Положения об отделе кадров, которое обязательно только для При смене руководителя архива прием-передача документов и.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Кадровый аудит. Пошаговый алгоритм действий.
Комментарии 5
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. inexom

    Ну попиздел, а результат где?

  2. ocirubmi

    Наконец-то увидел нечто полезное в интернете. Спасибо.

  3. Казимира

    Подскажите пожалуйста.сколько стоит штраф за езду без шлема?Точной информации в интернете не нашел

  4. Евстафий

    Нужно разрешить осужденным носить при себе камеру наблюдения и тогда уфсин задумается пытать или не пытать осужденного!

  5. Евграф

    Цены наверное, нереальные.